اتوماسیون اداری چیست ؟
امروزه، اتوماسیون اداری بطور کلی، به مجموعه‌ای از ابزارهای الکترونیک ضروری و پرکاربرد در اکثر ادارات و شرکتهای مختلف، اطلاق می‌شود. نرم افزار اتوماسیون اداری در دیدگاه کلی، عبارتست از انجام پذیرفتن الکترونیکی مجموعه وظایف اداری، مسئولیت‌های دفتری و منشی‌گری از جمله: ارتباطات، مکاتبات، مستندسازی و پرکردن پرونده‌ها و غیره. اگر بخواهیم کمی بر روی کیفیت و چگونگی انجام این وظایف تمرکز کنیم، درخواهیم یافت که یکی از کارکردهای مهم سیستم اتوماسیون اداری، انجام فعالیت‌های اداری و امور مربوط به ادارات، در حجم بیشتر و سرعت بالاتر، دسترسی همه‌جانبه‌تر و کیفیت بهتر معنا می‌یابد. در واقع این همان دلایلی است که اتوماسیون اداری را بوجود می‌آورد.
نحوه کارکرد اتوماسیون اداری
ستون فقرات اتوماسیون اداری را، یک شبکه داخلی LAN تشکیل می‌دهد که از طریق این شبکه می‌توان هرگونه داده‌ای اعم از ایمیل، تصویر و حتی صدا رد و بدل کرد. درست همان چیزی که یک اداره و یا شرکت به آن نیازمند است. هرگونه عملیات اداری از جمله کپی کردن، تایپ کردن، پر کردن فرم، فکس، تلکس، میکروفیلم و مدیریت مدارک، تلفن و دیگر موارد همه در این دسته قرار می‌گیرند. در دهه‌های 70 و 80 قرن 19 میلادی، تاریخچه اتوماسیون اداری یک اصطلاح مشهور و عمومی بود که کامپیوتر رومیزی ظهور کرد و بسرعت گسترش یافت.
اهمیت و ضرورت اتوماسیون اداری
در باب کارتابل اتوماسیون اداری، بحث‌های مختلفی مطرح می‌شود. از بررسی مزایا و میزان بهینه‌سازی هزینه‌های ادارات گرفته تا نقش فن‌آوری‌های جدید در ارتقاء سیستم اتوماسیون اداری. یکی از این بحث‌های مهم، بررسی ضرورت و اهمیت استفاده از برنامه‌ها و ابزارهای اتوماسیون اداری(بخصوص در شرکتهای تجاری) است. با توجه به افزایش تعداد کارکنان دانشی (افرادی که شغل‌شان وابسته و درگیر با استفاده و مدیریت اطلاعات و داده‌هاست) در شرکتهای تجاری، نگرانی توسعه محیط کار نیز شدت گرفته است. بهره‌وری از کارکنان دانشی را می‌توان با ارائه امکانات ارتباطی بهتر و بروزتر، بهبود بخشید. این امکانات از طریق سیستم‌های اتوماسیون اداری به دست خواهد آمد.
اتوماسیون اداری چه فعالیت‌هایی را تسهیل می‌کند؟
سیستم‌های اتوماسیون اداری به طور کلی، روند انجام وظایف زیر را، تسهیل می‌کند:
• تولید اسناد خروجی (با استفاده از پردازنده متن)
• آرشیو و بازیابی اسناد ( با استفاده از سیستم مدیریت اسناد)
• انتقال پیام (با استفاده از سیستم‌های ارتباطی)
• برنامه‌ریزی و مدیریت جلسه (با استفاده از سیستم‌های ویدیو کنفرانس)
چرا اتوماسیون اداری کامپیوتری هوشمند است ؟
بسیاری از ماشین‌آلات مورد استفاده در دفاتر و شرکت‌ها اعم از: فکس، دستگاه‌های کپی، EPBX (انشعاب خودکار تبادل الکترونیکی خصوصی) و غیره، با اینکه برای انجام وظایف خاصی طراحی شده‌اند، به طور مستقل کار می‌کنند. نه با دستگاه‌های دیگر مرتبط می‌شوند و نه اطلاعات آنها را می‌توان از راه دور به اشتراک گذاشت. در نتیجه، برای جمع‌آوری اسناد و اطلاعات از نقاط مختلف، انتقال آنها به دفتر کار که دستگاه در آن واقع است، و انتظار طولانی در صف برای استفاده از آن دستگاه، چیزی جز هدر رفتن وقت و انرژی در پی نخواهد داشت. تا زمانی که این دستگاه‌ها توانایی به اشتراک‌گذاری اطلاعات از راه دور را نداشته باشند، برای اکثر مواقع کاری (همچون ساعات اوج شلوغی ادارات) مفید و کاربردی نخواهند بود.
اتوماسیون اداری مبتنی بر کامپیوتر، امروزه محبوبیت بسیاری نزد مدیران دارند چرا که چنین اتوماسیون اداری راه‌حل یکپارچه شدن و به اشتراک‌گذاری خودکار است. پسسیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر کامپیوتر،قطعا کارآمدتر از ماشین‌آلات مستقل اتوماسیون اداری می‌باشد. سیستم اتوماسیون اداری هوشمند از سخت‌افزار و نرم‌افزار و منابع انسانی برای جمع‌آوری، ذخیره، پردازش، بازیابی و انتقال پیام میان افراد، گروه‌ها، سازمان‌های کاری استفاده می‌کند. این پیام‌ها ممکن است در قالب اسناد، کلمات و یا تصاویر، ویدیو، صدا و ... باشد.
اتوماسیون اداری چیست ؟
امروزه، اتوماسیون اداری بطور کلی، به مجموعه‌ای از ابزارهای الکترونیک ضروری و پرکاربرد در اکثر ادارات و شرکتهای مختلف، اطلاق می‌شود. نرم افزار اتوماسیون اداری در دیدگاه کلی، عبارتست از انجام پذیرفتن الکترونیکی مجموعه وظایف اداری، مسئولیت‌های دفتری و منشی‌گری از جمله: ارتباطات، مکاتبات، مستندسازی و پرکردن پرونده‌ها و غیره. اگر بخواهیم کمی بر روی کیفیت و چگونگی انجام این وظایف تمرکز کنیم، درخواهیم یافت که یکی از کارکردهای مهم سیستم اتوماسیون اداری، انجام فعالیت‌های اداری و امور مربوط به ادارات، در حجم بیشتر و سرعت بالاتر، دسترسی همه‌جانبه‌تر و کیفیت بهتر معنا می‌یابد. در واقع این همان دلایلی است که اتوماسیون اداری را بوجود می‌آورد.
نحوه کارکرد اتوماسیون اداری
ستون فقرات اتوماسیون اداری را، یک شبکه داخلی LAN تشکیل می‌دهد که از طریق این شبکه می‌توان هرگونه داده‌ای اعم از ایمیل، تصویر و حتی صدا رد و بدل کرد. درست همان چیزی که یک اداره و یا شرکت به آن نیازمند است. هرگونه عملیات اداری از جمله کپی کردن، تایپ کردن، پر کردن فرم، فکس، تلکس، میکروفیلم و مدیریت مدارک، تلفن و دیگر موارد همه در این دسته قرار می‌گیرند. در دهه‌های 70 و 80 قرن 19 میلادی، تاریخچه اتوماسیون اداری یک اصطلاح مشهور و عمومی بود که کامپیوتر رومیزی ظهور کرد و بسرعت گسترش یافت.
اهمیت و ضرورت اتوماسیون اداری
در باب کارتابل اتوماسیون اداری، بحث‌های مختلفی مطرح می‌شود. از بررسی مزایا و میزان بهینه‌سازی هزینه‌های ادارات گرفته تا نقش فن‌آوری‌های جدید در ارتقاء سیستم اتوماسیون اداری. یکی از این بحث‌های مهم، بررسی ضرورت و اهمیت استفاده از برنامه‌ها و ابزارهای اتوماسیون اداری(بخصوص در شرکتهای تجاری) است. با توجه به افزایش تعداد کارکنان دانشی (افرادی که شغل‌شان وابسته و درگیر با استفاده و مدیریت اطلاعات و داده‌هاست) در شرکتهای تجاری، نگرانی توسعه محیط کار نیز شدت گرفته است. بهره‌وری از کارکنان دانشی را می‌توان با ارائه امکانات ارتباطی بهتر و بروزتر، بهبود بخشید. این امکانات از طریق سیستم‌های اتوماسیون اداری به دست خواهد آمد.
اتوماسیون اداری چه فعالیت‌هایی را تسهیل می‌کند؟
سیستم‌های اتوماسیون اداری به طور کلی، روند انجام وظایف زیر را، تسهیل می‌کند:
• تولید اسناد خروجی (با استفاده از پردازنده متن)
• آرشیو و بازیابی اسناد ( با استفاده از سیستم مدیریت اسناد)
• انتقال پیام (با استفاده از سیستم‌های ارتباطی)
• برنامه‌ریزی و مدیریت جلسه (با استفاده از سیستم‌های ویدیو کنفرانس)
چرا اتوماسیون اداری کامپیوتری هوشمند است ؟
بسیاری از ماشین‌آلات مورد استفاده در دفاتر و شرکت‌ها اعم از: فکس، دستگاه‌های کپی، EPBX (انشعاب خودکار تبادل الکترونیکی خصوصی) و غیره، با اینکه برای انجام وظایف خاصی طراحی شده‌اند، به طور مستقل کار می‌کنند. نه با دستگاه‌های دیگر مرتبط می‌شوند و نه اطلاعات آنها را می‌توان از راه دور به اشتراک گذاشت. در نتیجه، برای جمع‌آوری اسناد و اطلاعات از نقاط مختلف، انتقال آنها به دفتر کار که دستگاه در آن واقع است، و انتظار طولانی در صف برای استفاده از آن دستگاه، چیزی جز هدر رفتن وقت و انرژی در پی نخواهد داشت. تا زمانی که این دستگاه‌ها توانایی به اشتراک‌گذاری اطلاعات از راه دور را نداشته باشند، برای اکثر مواقع کاری (همچون ساعات اوج شلوغی ادارات) مفید و کاربردی نخواهند بود.
اتوماسیون اداری مبتنی بر کامپیوتر، امروزه محبوبیت بسیاری نزد مدیران دارند چرا که چنین اتوماسیون اداری راه‌حل یکپارچه شدن و به اشتراک‌گذاری خودکار است. پسسیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر کامپیوتر،قطعا کارآمدتر از ماشین‌آلات مستقل اتوماسیون اداری می‌باشد. سیستم اتوماسیون اداری هوشمند از سخت‌افزار و نرم‌افزار و منابع انسانی برای جمع‌آوری، ذخیره، پردازش، بازیابی و انتقال پیام میان افراد، گروه‌ها، سازمان‌های کاری استفاده می‌کند. این پیام‌ها ممکن است در قالب اسناد، کلمات و یا تصاویر، ویدیو، صدا و ... باشد.
ورود به سایت