ساخت پیوت تیبل (Pivot Table) در اکسل

پیوت تیبل (pivot table) یا جدول پاشنه ای که جدول محوری هم نامیده می شود، یکی از برجسته ترین ابزارهای اکسل است.اولین قدم در استفاده از این ابزار قدرتمند، ساخت پیوت تیبل است. در قدم های بعد، این ابزار به شما امکان میدهد بیش از یک میلیون ردیف از داده را با چند کلیک تحلیل کنید، نتایج را در جدولی بسیار ساده نمایش دهید، با درگ کردن فیلدها سازماندهی گزارش را تغییر دهید، اطلاعات کلیدی را برای مدیریت برجسته کنید و نمودار و اسلایسرهای مختلف را در گزارش های ماهانه خود قرار دهید.

جدول ها در اکسل - کاربردها و مزایا

جدول های اکسل بسیار قدرتمند هستند و مزایای زیادی دارند. شما می توانید بدون توجه به حجم داده های خود و در اولین فرصت از جدول های اکسل در گزارش های خود استفاده کنید. از جمله مزایای جدول ها عبارت است از:

1. مرجع دهی ساختار یافته
2. سبک های مختلف جدول با رنگ ها و فرمت های متنوع
3. استفاده از خاصیت total row برای محاسبه محتوای یک ستون خاص
4. استفاده از لیست های کشویی که امکان طبقه بندی و فیلتر داده ها را فراهم میکنند.
5. ثابت کردن عنوان جدول
6. امکان خلاصه سازی جدول با استفاده از پیوت تیبل (جدول پاشنه ای - pivot table)
7. حذف ردیف های تکراری به صورت اتوماتیک
8. پشتیباتی از ستون های محاسباتی و امکان ایجاد فرمول های پویا خارج از جدول

برای ساخت یک جدول میتوانید گام های ساده زیر را طی کنید.

گام 1: یک سلول از داده های خود را انتخاب کنید.

گام 2: اجازه دهید اکسل جدول شما را طراحی کند. برای انجام این کار کلید های  Ctrl + Tرا فشار دهید یا Insert > Table را انتخاب کنید.

گام 3: ok  را بزنید.

حال جدول شما آماده است.

نکته اول: ساخت پیوت تیبل (pivot table) 

پیوت تیبل (جدول پاشنه ای - pivot table) به شما کمک میکند با زدن فقط چند کلیک هزاران ردیف از داده را تحلیل کنید. این ابزار به اعتقاد من قدرتمند ترین ابزار اکسل است و در این مطلب نحوه ساخت پیوت تیبل را با هم بررسی خواهیم کرد .

اگر از مجموعه داده یا جدول برای تحلیل اطلاعات خود استفاده میکنید، می بایست برای ارتقای توانایی های تحلیل خود و صرفه جویی در زمان از پیوت تیبل (pivot table) استفاده کنید.

پیوت تیبل (pivot table) توسط مدیران پروژه، تحلیلگران مالی، حسابرسان، کنترل کنندگان هزینه، تحلیلگران فروش و حتی پزشکان و ... مورد استفاده قرار می گیرد. اما برای ساخت پیوت تیبل گام های زیر را دنبال کنید:

گام 1: در مجموعه داده خود کلیک کنید.

گام 2: به قسمت  Insert > Pivot Table بروید.

گام3: pivot table را در یک ورک شیت موجود یا جدید قرار دهید.

گام4: فیلدها را درگ کنید.

پیوت تیبل شما آمده است.

نحوه استفاده از ساختار پیوت تیبل Pivot Table در اکسل

مهمترین نکته استفاده از Pivot Table درک report builder می‌باشد. اجازه دهید اول یاد بگیریم که این منو چگونه کار می ‌کند.

کار با Pivot Table Fields

در سمت راست قسمت بالا Pivot Table، نام فیلدهای جدول داده‌های صفحه اکسل شما قرار گرفته است. هر ستون از داده‌های اصلی شما به عنوان یک فیلد با نام همان عنوان نشان داده می ‌شود. شما می ‌توانید هر فیلد را به داخل چهار جعبه Filters، Columns، Rows و Values بکشید. در ادامه این چهار بخش را به شما معرفی می‌ کنیم.

۱-‌ Filters

وقتی که شما یک فیلد را به جعبه Filters می کشید، می ‌توانید از آن فیلد برای فیلتر کردن گزارش یا اطلاعات خود استفاده کنید. برای درک بیشتر این گزینه به مثال زیر توجه کنید:

در تصویر زیر ما فیلد Client را به درون جعبه Filters می ‌کشیم. در قسمت بالای Pivot Table یک ستون با نام Client ایجاد می‌شود. وقتی که شما بر روی منوی کشویی کلیک می ‌کنید، لیست Client را مشاهده خواهید کرد و می ‌توانید گزینه مورد نظر خود را که می‌ خواهید آن را فیلتر کنید، انتخاب کنید. حال بر روی  Client دلخواه خود کلیک کرده و سپس گزینه Ok را انتخاب کنید.

شما می ‌توانید ببینید که Pivot Table فیلتر و در حال حاضر فقط یک Client برای ما انتخاب شده است. همچنین شما می ‌توانید گزینه checking the Select Multiple را انتخاب کنید تا گزینه‌ های دیگری را که قصد دارید فیلتر کنید را به آن اضافه کنید.

۲-‌ Rows

ردیف‌ هایی هستند که در سمت چپ یک Pivot Table ظاهر می ‌شوند. هنگامی که شما یک فیلد را به درون جعبه Rows می ‌کشید، هر یک از مقادیر آن فیلد به صورت یک فیلد نمایش داده می ‌شود. در شکل زیر می‌توانید دو پیکربندی متفاوت را مشاهده کنید. برای مثال وقتی که ما Client را به جعبه Rows وارد می‌کنیم نام هر کدام از آن‌ها به صورت ردیفی در Pivot Table نشان داده خواهد شد.

در تصویر بالا، ما Client را وارد جعبه Rows کردیم و Pivot Table هر کدام از نام ‌ها را در یک ردیف قرار داده است. در تصویر پایین Client بر داشته شده است و به جای آن Project type وارد شده است.

۳-‌ Columns

باکشیدن هر فیلد به داخل جعبه Columns، یک ستون جداگانه برای هر کدام از داده های شما ایجاد خواهد شد. در مثال زیر، ما فیلد Client را به عنوان ردیفی در my Pivot Table نگه داشته ایم. برای به دست آوردن جزئیات بیشتر از داده ها و اطلاعات خود ما Project Type را به Columns اضافه می ‌کنیم تا بتوانیم به طور همزمان داده ها و اطلاعات را بررسی کنیم.

با استفاده از ترکیبی از ردیف ها و ستون ها، اطلاعات بیشتری در اختیار شما قرار خواهد گرفت. شما می ‌توانید از ردیف ها برای فیلدهای کلیدی و از ستون‌ها برای جدا کردن فیلدها استفاده کنید.

۴-‌ Values

شما می‌ توانید ترکیب پیچیده ای از ردیف ها و ستون ها را بسازید اما Pivot Table وقتی معنا پیدا می ‌کند که شما یک فیلد را درون جعبه Values بکشید.

کار با فیلد Values متفاوت ‌تر از بقیه فیلد ها است. شما نمی ‌توانید هر فیلدی را درون جعبه values بکشید و نتایج خوبی را به دست آورید. این جعبه برای مقادیر عددی داده های شما مانند مقدار دلار یا میزان ساعت صرف شده و … ایجاد شده است.

Pivot Table به شما اجازه می‌دهد تا با راه‌ های مختلف با مقادیر کار کنید. وقتی شما یک فیلد را به درون جعبه Values می‌کشید، اغلب پیش فرض موجود در اکسل بر روی Count تنظیم شده است. برای مثال، هر بار به تعداد هر آیتم را در Pivot Table چاپ می ‌کند.

اما اگر شما بخواهید تعدا شمارش ها نشان داده نشود چه؟ یا بهتر است بگوییم که اگر ما بخواهیم مجموع مقدارها یا حساب های هر ردیف را نشان داده شود باید چه کار کنیم؟ انجام این کار بسیار آسان است، بر روی Pivot Table راست کلیک کرده و سپس گزینه Summarize Values By را انتخاب و پس از آن بر روی Sum کلیک کنید. در تصویر بالا مشاهده خواهید کرد که Pivot Table مجموع کامل مقادیر را برای هر مشتری نشان می‌دهد.

در حال حاضر ما یک Pivot Table را ایجاد کردیم و با گزینه‌ ها موجود در آن آشنا شدیم. اما اکنون چگونه می توانیم این داده ها را به اطلاعات مفید و قابل درک تبدیل کنیم؟

نگهداری اطلاعات موجود در Pivot Table برای تجزیه و تحلیل داده ها امری بسیار ضروری است. قبل از انجام این کار اجازه دهید دو ویژگی مهم را در Pivot Table بررسی کنیم.

فرض می‌کنیم که اطلاعات شما به صورت کامل وارد شده و سطرها و ستون نیز اضافه شده‌اند. خب حالا ما باید اطلاعات Pivot Table را به روز رسانی کنیم.

ابتدا Pivot Table را انتخاب و به تب Analyze بروید و بر روی گزینه Change Data Source کلیک کنید حال شما می‌توانید یک ستون جدید را انتخاب و در آن تایپ کنید یا بر روی ستون ها یا ردیف ها کلیک کنید و اطلاعات جدید خود را وارد کنید.

برای بازسازی یا رفرش Pivot Table، ابتدا Pivot Table را انتخاب کنید سپس در راست کلیک کرده و Refresh را انتخاب کنید و یا می ‌توانید بر روی تب Analyze کلیک کنید و گزینه Refresh را انتخاب کنید.

در این مقاله آموزشی ما به آموزش نحوه استفاده از پوینت تیبل (Pivot Table) در مایکروسافت اکسل پرداختیم. در این آموزش به شما نشان دادیم که چگونه داده های خود را به وسیله Pivot Table تجزیه و تحلیل و آن را خلاصه کنید.

امیدواریم از این آموزش نهایت استفاده را ببرید، همچنین تقاضا داریم سؤالات خود را در وبینوکس با ما در میان بگذارید.