[آموزش اکسل] اشتراک فایل اکسل بین چند کاربر در شبکه

امروزه نیاز به استفاده از یک فایل اکسل بصورت اشتراکی خیلی زیاد شده و بین اعضای یک تیم روز به روز بیشتر میشود. بطور مثال در یک مجموعه یا شرکت، فایل مرجعی وجود دارد که دپارتمان های مختلف از آن استفاده میکنند و هر واحد بر روی یک قسمت از آن فایل فعالیت خاصی را انجام میدهند. به جای اینکه لازم نباشد فایل را بسته تا واحد دیگری از آن فایل استفاده کرده، کافیست فایل را به اشتراک بگذاریم. در واقع با اشتراک فایل اکسل، همه واحد ها این امکان را دارند تا بتوانند اطلاعات مورد نیاز در آن فایل را درج نمایند.

قبلا وقتی نیاز بود که فایلی را به اشتراک بگذاریم، می بایست آن فایل را ایمیل کنیم یا داده ها را بصورت PDF ذخیره کنیم. ایمیل کردن باعث میشد چندین ورژن از فایل ایجاد شود و PDF کردن هم باعث میشود که قابلیت ویرایش اطلاعات را نداشته باشیم.

نسخه های اخیر اکسل، 2010، 2013 و 2016 امکانات خیلی خوبی را برای اشتراک فایل در اختیار ما گذاشته اند. از طریق اشتراک فایل اکسل تحت شبکه، به کاربران اجازه داده میشود که همزمان به فایل مورد نظر دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند. به این طریق دیگر نگارش های مختلفی از یک فایل نداشته و مدیریت آن به آسانی انجام دهید.

چگونه یک فایل اکسل را به اشتراک بذاریم؟

برای اینکه فایلی را به اشتراک بگذاریم باید یک شبکه وجود داشته باشه که افراد مورد نظر شما به آن شبکه دسترسی داشته باشند. اگر فایل را به اشتراک گذاشته باشید، شما میتونید تغییراتی را که افراد مختلف ایجاد کردن را پیگیری و مشاهده نمائید. حتی امکان اینکه اجازه بدهید آن تغییر اعمال شده باشد یا نه هم وجود دارد. برای اشتراک فایل اکسل در شبکه، فایل اقدامات زیر را انجام دهید:

فایل اکسل مورد نظر را باز نموده و از تب Review و قسمت Changes گزینه Share Workbook را انتخاب نمائید.

پنجره به اشتراک گذاری فایل باز میشود و باید تیک گزینه Allow changes by more than one user at the same time. This also allows workbook merging را بزنید:

میتونید از تب Advance تنظیماتی (دلخواه) را برای فایل به اشتراک گذاشته شده انجام بدهید. بطور مثال تنظیمات را براساس تغییرات در هر 15 دقیقه سیستم بروز رسانی شود. بصورت پیش فرض، تغییرات فقط زمانی که فایل ذخیره میشود بروز رسانی میشود. اما فرض کنید مدت طولانی با فایل کار می کنیم و لازم است که تغییرات را هر چند لحظه ذخیره نمائیم. پس همانند تصویر ذیل گزینه را انتخاب کرده و زمان مورد نظر را تعیین میکنیم.

حالا فایل را در شبکه و در جایی که افراد مورد نظر دسترسی دارن ذخیره کنید. اگر این کار بدرستی انجام بشود، عبارت [Shared] کنار اسم فایل نمایش داده میشود.

حالا شما و همکارانتون میتونید همزمان روی فایل مشترک و بصورت همزمان کار کنید. شما میتونید تغییرات اعمال شده را بپذیرید یا رد کنید. یا حتی میتونید یک فرد مشخص را از اشتراک گذاری محروم کنید. در ادامه این آموزش در مورد این مسائل توضیح خواهم داد.

نکته:
اگر نرم افزار اکسل اجازه Share کردن را نمی دهد موارد زیر را بررسی نمائید:

فایل هایی که Table یا نقشه های XML دارن، قابلیت به اشتراک گذاری ندارن. پس حتما جدول ها را به Range معمولی تبدیل کنید و نقشه ها XML را حذف کنید.
تنظیمات امنیتی را از مسیر زیر چک کنید و تیک گزینه Remove Personal Information From File Properties On Save را بردارید:

File/ Excel Options/ Trust Center/ Trust Center Settings

اشتراک فایل اکسل و ردیابی تغییرات

اگر میخواهید علاوه بر اینکه فایل را به اشتراک می ذارید، مطمئن بشید که کسی نمیتونه سابقه تغییرات را از بین ببره یا اینکه فایل را از روی شبکه حذف کنه، گام های زیر را انجام بدید:

در تب Review و در قسمت Changes روی گزینه Protect And Share Workbook کلیک کنید.
پنجره ای باز میشود و شما باید گزینه Shared With Track Changes را تیک بزنید.
در پنجره پسورد، میتونید پسوردی را تایپ کنید.

اگرچه که درج کردن کلمه رمز اختیاری هست، اما بهتر است که اینکار را انجام بدهید. چنانچه این عملیات را انجام ندهید، هر کاربر میتواند تنظیمات به اشتراک گذاری را تغییر دهد.

فایل را ذخیره کنید.

با زدن دکمه Ok و تایپ مجدد کلمه رمز، گزینه Protect Share Workbook به گزینه Unprotect Share Workbook تبدیل می شود.

نکته:
اگر فایل در حالت Share باشد و شما قصد Protect Shared Workbook را داشته باشید، بخش کلمه رمز غیرفعال می شود.لذا می بایست اول از حالت اشتراک Share در خارج کرده و بعد اقدام به رمزگذاری Protect نمائید.

محافظت از فایل اکسل به اشتراک گذاری شده و محافظت از Sheet

محافظت از فایل به اشتراک گذاشته شده فقط سابقه تغییرات انجام شده بر روی آن فایل را محافظت میکند. اما اگر بخواهیم قسمت های مهم فایل را که نباید تغییر کنند را محافظت کنیم، باید قبل از به اشتراک گذاری این عملیات را انجام دهیم. دقت کنید بسیار مهم است که قبل از به اشتراک گذاری انجام گردد چون بعد از این کار، Protect sheet غیرفعال می شود. برای محافظت از شیت و قفل کردن قسمت هایی از یک Sheet، مطالب زیر را مطالعه بفرمائید:

محدودیت های یک فایل اکسل به اشتراک گذاری شده

وقتی فایلی را به اشتراک میگذارید، برخی امکانات همانند تصویر ذیل غیرفعال وغیرقابل استفاده می شوند. برخی محدودیت ها را در زیر بیان می کنیم:

Merge کردن سلول ها
فرمت دهی شرطی - Conditional Formatting
اعتبارسنجی داده ها -Data Validation
ابزار Subtotal
Slicer و نمودارهای درون سلولی Sparklines
ابرپیوند- Hyperlink
و …

در واقع اگر این امکانات از قبل به فایل اضافه شده باشد، شما میتوانید درحین به اشتراک گذاری ازآنها استفاده کنید. فقط نمیتوانید این تنظیمات را تغییر بدهید. پس اگر میخواهید از این امکانات استفاده کنید، حتما قبل از به اشتراک گذاری اعمال نمائید. لیست کامل محدودیت های ایجد شده در فایل به اشتراک گذاری شده را میتونید در سایت Microsoft ببینید.

ویرایش کردن ی فایل اکسل به اشتراک گذاری شده

وقتی یک فایل به اشتراک گذاشته شده را باز میکنید، میتوانید داده های جدید وارد کنید و یا داده های موجود را تغییر بدهید. همچنین میتوانید برای خودتون نام را مشخص کنید که تغییراتی که شما ثبت میکنید به نام شما باشد.

برای این کار از مسیر File/ Excel Option/ General اسم مورد نظر را در باکس نمای شداده شده در شکل 7 تایپ کنید.

حالا با در نظر گرفتن محدویت هایی که توضیح داده شد، میتوانید با فایل مورد نظر کار کنید.

تغییرات همزمان در فایل اکسل مشترک

وقتی دو یا چند کاربر همزمان بر روی یک فایل کار میکنند، ممکن است که همزمان روی یک سلول تغییرات اعمال کنند.

در این مواقع چه اتفاقی میفتد؟

اکسل تغییرات کاربری را اعمال میکند که فایل را ذخیره کرده باشد. وقتی کاربر دوم، سعی میکند فایل را ذخیره کند اکسل پنجره ای را نمایش میدهد که تداخل ها را نشون میدهد. تصویر ذیل نشان میدهد که همزمان، سلول C7 از 160 به 150 و 140 تغییر کرده. با زدن گزینه Accept Mine و Accept Other انتخاب میکنیم که کدام تغییر اعمال بشود.

با استفاده از تنظیمات قسمت Advanced از پنجره Share Workbook میتوانیم تعیین کنیم که هر کاربر ذخیره نمود، موفق است و تغییرات آن کاربر بر روی فایل اعمال می شود.

حذف یک کاربر از یک فایل مشترک

گاهی اوقات ممکن است نیاز داشته باشیم که یک کاربر را حذف کنید که دسترسی همزمان نداشته باشد. برای این کار کافیست از تب Review و گزینه Share workbook کاربر مورد نظر را انتخاب کرده و گزینه Remove User را فشار دهید و کاربر مورد نظر را حذف کنید:

نکته:
توجه کنید که این کار فقط کاربر را از این سری که فایل باز می باشد حذف می نماید. اما کاربر دوباره میتواند فایل را باز نموده و درحالت مشترک استفاده نماید. اگر بخواهید که آن کاربر دسترسی نداشته باشد، می بایست تنظیمات شبکه را تغییر دهید.

خارج کردن فایل از حالت اشتراک

وقتی کار تیم روی فایل به اشتراک گذاشته شده تمام میشود، میتوانیم دیگر فایل را از حالت Share خارج نمائیم. برای این کار از تب Review و گزینه Share Workbook تیک Allow changes by more than one user at the same time. This also allows workbook merging را برمیداریم.

نکته:
قبل از خارج کردن فایل از حالت اشتراک به نکات زیر توجه داشته باشید:

بررسی نمائید اگر غیر از شما کاربر دیگری فایل را باز نموده، آن کاربر را disconnect کنید.
اگر CheckBox مورد نظر غیرفعال هست، حالت Protest shre workbook فعال است. همانطور که قبلا گفته شد، اول از حالت Protection خارج کنید و بعد فایل را از حالت اشتراک خارج کنید.

خب در این مقاله نحوه استفاده از اکسل تحت شبکه و نحوه استفاده همزمان چند کاربر از فایل اکسل را با همه نکات و مسائل توضیح دادیم. امیدوارم که مفید واقع شده باشد.