آیا به دنبال ابزاری برای برنامه ریزی وظایف خود، پیگیری پیشرفت آنها و تجسم پیشرفت پروژه خود هستید؟ اگر چنین است، نمودار گانت ابزاری عالی برای اهداف مدیریت پروژه است و می‌توانید با استفاده از ویژگی نمودار یکی را در اکسل ایجاد کنید.
اگرچه مایکروسافت اکسل یک نمودار گانت از پیش تعریف شده به عنوان یک گزینه ندارد، می توانید با استفاده از این الگوی رایگان الگوی برنامه ریز پروژه Gantt برای اکسل، یکی ایجاد کنید .
شما می توانید به سرعت یک نمودار گانت در اکسل با استفاده از عملکرد نمودار میله ای و برخی قالب بندی ایجاد کنید.
این راهنمای ساده مراحل ایجاد یک نمودار گانت را فهرست می کند که به راحتی قابل پیگیری است.
نمودار گانت چیست و چه کاربردی دارد؟
نمودار گانت یک ابزار مدیریت پروژه است که فعالیت ها، وظایف یا رویدادهای نمایش داده شده در زمان را نشان می دهد. نمودار گانت شامل تاریخ شروع و پایان، نقاط عطف و وابستگی بین وظایف است. لیستی از فعالیت ها را در سمت چپ نشان می دهد و مقیاس زمانی را در بالای نمودار نشان می دهد.
هر فعالیت با یک نوار نشان داده می شود و طول نوار طول مدت فعالیت و تاریخ پایان را نشان می دهد. موقعیت کار در نمودار گانت تاریخ شروع فعالیت را منعکس می کند.
نمودار گانت به شما امکان می دهد کارهای زیر را انجام دهید:
- مشاهده فعالیت های برنامه ریزی شده
- تاریخ شروع و پایان پروژه را پیگیری کنید.
- مدت زمان هر فعالیت را مشاهده کنید.
- مشاهده کنید که چه فعالیت‌هایی با هم تداخل دارند و به چه میزان.
- پیگیری پیشرفت کل پروژه
نمودارهای گانت به سرپرستان اجازه می‌دهد تا به سرعت ببینند که آیا برنامه‌های کاری عقب مانده، پیش‌رو هستند یا در مسیر درست هستند. در ابتدا، نمودارهای گانت بر روی کاغذ نوشته می شد، اما با ظهور فناوری دیجیتال، آنها به طور فزاینده ای پیچیده و پیچیده شدند.
نمودارهای گانت برای همه با برنامه ها و ماهیت های کاری متفاوت مفید است. آنها می توانند توسط:
- مدیران، مدیران ارشد اجرایی و مدیران کل در سطح مدیریت.
- مدیران پروژه های ساختمانی، مهندسی، و مدیران معماری در نظارت بر یک پروژه.
- مدیران عملیات، مدیران بازاریابی، مدیران مشاوره/مالی، مدیران برنامه ریزی رویداد، و مدیران خدمات مشتری در بخش عملیات تجاری.
- افسران نظامی و مدیران زیرساخت های عمومی در بخش های دولتی و دولتی.
مزایای استفاده از نمودار گانت
اجرای پروژه شامل برنامه ریزی، تخصیص، نظارت و برآوردن نیازهای مشتری است. افراد متعددی با مهارت‌های متفاوت در تکمیل پروژه درگیر هستند و نمودار گانت به روش‌های زیر برای رسیدن به هدف کمک می‌کند.
یک پروژه را تجسم کنید
نمودارهای گانت به برنامه ریزی، تجسم پروژه و سازماندهی آن به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت کمک می کند. وظایف کوچکتر در نمودار گانت در یک جدول زمانی زمان‌بندی‌شده، با وابستگی‌های بین وظایف، تکالیف‌ها و نقاط عطف ظاهر می‌شوند.
تخصیص منابع
نمودارهای گانت را می توان برای ردیابی تدارکات و منابع مورد نیاز برای یک پروژه به کار برد. وابستگی‌های کار تضمین می‌کنند که یک کار جدید تنها در صورتی می‌تواند شروع شود که کار قبلی تکمیل شده باشد.
اگر یک کار به تعویق بیفتد، مسائل وابسته به طور خودکار برنامه ریزی مجدد می شوند، که می تواند هنگام برنامه ریزی در یک محیط چند تیمی بسیار مفید باشد. به این ترتیب می توانید از بن بست در تخصیص منابع و برنامه ریزی جلوگیری کنید.
پیگیری پیشرفت
همانطور که پروژه شما به جلو می رود، می توانید آن را نظارت کنید تا مطمئن شوید که در جهت درست حرکت می کند. در غیر این صورت می توانید منابع بیشتری را اختصاص دهید و تغییرات لازم را برای رسیدن به هدف خود ایجاد کنید. می توانید تاریخ انتشار، نقاط عطف و سایر معیارهای مهم را برای پیگیری پیشرفت پروژه خود قرار دهید.
مدیریت زمان و منابع بهتر
مدیران می توانند به طور موثر بر منابع در بخش های مختلف، بودجه تخصیص یافته، ساعات کاری، نرم افزار یا تجهیزات نظارت کنند تا وظایف را به طور مناسب به اعضای تیم اختصاص دهند. که به بهینه سازی کار هر عضو، بر اساس وظایف تکمیل شده، کارهای معلق و برنامه های آینده کمک می کند.
نشان دهنده نقاط عطف است
نقاط عطف نمودار گانت به عنوان نقاط بازرسی برای ذکر نکات کلیدی مهم در طول برنامه پروژه در نمودار گانت استفاده می شود. نکات کلیدی می تواند تاریخ شروع یا پایان پروژه، جلسات یا مهلت های پروژه باشد.
چگونه یک نمودار گانت در اکسل ایجاد کنیم؟
Excel به طور گسترده برای ذخیره داده ها، انجام محاسبات و ایجاد نمایش های گرافیکی مانند نمودارها و نمودارها استفاده می شود. با استفاده از ویژگی نمودار در اکسل می توانید یک نمودار گانت ایجاد کنید.
یک جدول ایجاد کنید
نمودار گانت با عناصر زمان سروکار دارد، جدولی با وظایف، تاریخ شروع و تاریخ پایان ایجاد می کند.
یک جدول با سرصفحه ایجاد کنید و یک فیلد دیگر، "مدت" را در کنار تاریخ پایان اضافه کنید. برای محاسبه تفاوت بین تاریخ ها از فرمول =C2-B2 استفاده کنید.
یک نمودار نوار اکسل ایجاد کنید
بیایید این مثال گانت نمودار ذکر شده در زیر را در نظر بگیریم و ابتدا یک نمودار میله ای ایجاد کنیم.
مرحله 1: محدوده تاریخ شروع خود را با عنوان ستون انتخاب کنید. در مثال گرفته شده B2:B10 است . اطمینان حاصل کنید که فقط سلول های دارای داده و نه کل ستون با فضاهای خالی را انتخاب کنید.
مرحله 2: درج تب → گروه نمودارها را انتخاب کنید .
مرحله 3: نوار 2 بعدی و سپس نوع نمودار نوار پشته ای را انتخاب کنید . این یک نمودار را ایجاد می کند، همانطور که در مثال زیر مشاهده می شود.
مدت زمان را در نمودار لحاظ کنید
مرحله 4: همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، در هر نقطه از ناحیه نمودار کلیک راست کرده و از منو Select Data را انتخاب کنید.
پنجره Select Data Source با Start Dat که قبلاً در قسمت Legend Entries (Series) اضافه شده است، باز می شود. اکنون باید Duration را نیز در آنجا اضافه کنید.
مرحله 5: برای انتخاب داده های بیشتر، ستون Duration در جدول، روی دکمه Add کلیک کنید تا بتوانید آن را نیز در نمودار گانت رسم کنید.
مرحله 6: پنجره ویرایش سری باز می شود و از شما می خواهد نام سری را وارد کنید .
مرحله 7: در قسمت Series name ، "Duration" یا هر نام مرتبط دیگری را تایپ کنید. یا، می‌توانید مکان‌نمای ماوس را در این قسمت قرار دهید و روی عنوان ستون در صفحه‌گسترده خود کلیک کنید. هدر کلیک شده به عنوان نام سری برای نمودار گانت اضافه می شود .
مرحله 8: در قسمت Series Value ، روی نماد انتخاب محدوده در کنار قسمت Series Values کلیک کنید.
مرحله 9: یک پنجره کوچک Edit Series باز می شود.
مرحله 10: ستون Duration را با کلیک کردن روی سلول‌های D2:D10 انتخاب کنید .
مرحله 11: روی نماد Collapse Dialog کلیک کنید تا از این پنجره کوچک خارج شوید.
مرحله 12: شما را به پنجره قبلی ویرایش سری با پر کردن نام سری و مقادیر سری بازمی گرداند .
مرحله 13: روی OK کلیک کنید .
مرحله 14: اکنون به پنجره Select Data Sourc e بازگشته اید که هم تاریخ شروع و هم مدت زمان در قسمت Legend Entries (Series) اضافه شده است.
مرحله 15: دوباره روی OK کلیک کنید تا داده های مدت زمان به نمودار اکسل شما اضافه شوند.
مثال نمودار گانت به شکل زیر است:
وظایف را به نمودار اضافه کنید
اگر در نمودار گانت مشاهده کردید، وظایف ذکر شده در جدول در محدوده A2:A10 در نمودار ذکر نشده است. بلکه به صورت اعداد ظاهر می شوند.
باید اعداد را با لیست وظایف روی نمودار جایگزین کنید. برای ایجاد آن تغییرات این مراحل را دنبال کنید.
مرحله 16: روی نمودار همانطور که قبلاً داشتید کلیک راست کرده و Select Data را انتخاب کنید .
مرحله 17: دوباره پنجره Select Data Source را باز می کند .
مرحله 18: اطمینان حاصل کنید که تاریخ شروع در قسمت های Legend Entries (Series) موجود در سمت چپ انتخاب شده است.
مرحله 19: اکنون روی دکمه Edit در افقی (دسته‌ها) که در مجاورت تاریخ شروع قرار دارد کلیک کنید .
مرحله 20: یک پنجره جدید به نام Axis Label باز می شود و باید وظایف را در محدوده A2:A10 انتخاب کنید.
مرحله 21: پس از انتخاب سلول ها، روی OK در پنجره Axis Labels و یک بار دیگر در پنجره Select Data Source کلیک کنید .
مرحله ۲۲: متوجه می‌شوید که پنجره انتخاب منبع داده، لیست وظایف را در برچسب‌های محور افقی (رده) دارد . روی OK کلیک کنید .
مرحله 23: نمودار شما دارای وظایف فهرست شده در آن خواهد بود.
نمودار را متحول کنید
هنوز مقداری قالب بندی باقی مانده است که باید روی نمودار انجام شود تا آن را به نمودار گانت تبدیل کنید. این هنوز یک نمودار میله ای است و وظایف به ترتیب معکوس فهرست شده اند.
مرحله 24: نوارهای آبی افقی را بردارید تا فقط قسمت های نارنجی آن نمایان شوند.
مرحله 25: شما نمی توانید آنها را حذف کنید، اما می توانید با کلیک بر روی هر یک از نوارهای آبی افقی آنها را نامرئی کنید. باید ببینید که تمام نوارها انتخاب شده اند.
مرحله ۲۶: روی آن کلیک راست کرده و Format Data Series را انتخاب کنید.
مرحله ۲۷: تب Fill را انتخاب کرده و No Fill را انتخاب کنید .
مرحله ۲۸: به برگه Border Color بروید و No Line را انتخاب کنید .
مرحله 29: برای تغییر ترتیب کارها، روی لیست وظایف در سمت چپ نمودار گانت خود کلیک کنید تا آنها را انتخاب کنید.
مرحله 30: پنجره Format Axis را باز می کند . در برگه Axis Options، دسته Axis Options را انتخاب کنید .
مرحله 31: گزینه Categories in reverse order را انتخاب کنید ، سپس روی دکمه Close کلیک کنید تا همه تغییرات ذخیره شوند.
مرحله 32: متوجه می شوید که وظایف به ترتیب درست در نمودار گانت مرتب شده اند و تاریخ ها به بالای نمودار منتقل شده اند.
مرحله 33: همانطور که در مثال زیر مشاهده می شود، یک نمودار گانت ایجاد می شود.
سوالات متداول
1. چگونه می توانم از قالب گانت چارت در اکسل استفاده کنم؟
اکسل یک ویژگی نمودار گانت از پیش تعریف شده ندارد، اما می توانید با استفاده از الگوی برنامه ریز پروژه گانت برای اکسل، یکی ایجاد کنید . اشتراک مایکروسافت 365 قالب های ممتاز Gantt Chart را ارائه می دهد که می توانید آنها را امتحان کنید.
در نسخه های مایکروسافت اکسل از 2013 تا 2021، می توانید آن را از وب سایت مایکروسافت - قالب Gantt Project Planner دانلود کنید . سپس، به File → New بروید، "Gantt" را در کادر جستجو تایپ کنید و شروع به استفاده از الگوی انتخابی خود کنید.
2. آیا نرم افزارهای جایگزینی برای مدیریت پروژه وجود دارد؟
نرم افزارهای مدیریت پروژه زیادی مانند Monday.com، ClickUp، Wrike و Microsoft Project وجود دارد. همه اینها نرم افزار زمان بندی هستند که برای پیگیری پیشرفت یک پروژه استفاده می شود.
ورود به سایت